Afgelopen maand werd bekend dat uit onderzoek is gebleken dat 53% van de salarisprofessionals ontevreden is over de wijze waarop de overheid informeert over wijzigingen in de werkkostenregeling (hierna: WKR), en dat zelfs driekwart van de ondervraagden aangaf de WKR als ingewikkeld te ervaren.

Van de ene kant is dat verbazingwekkend. De WKR bestaat immers al acht jaar. Je zou verwachten dat deze wetgeving, afgezien van recente wijzigingen, eigenlijk geen geheimen meer zou moeten hebben. Aan de andere kant heb ik zelf gemerkt, tijdens het geven van voorlichtingssessies voor salarisspecialisten, financiële professionals en HR over de WKR, dat de behoefte van de deelnemers sterk is om de WKR vanaf het begin uitgelegd te krijgen.

Gek genoeg is de werkkostenregeling wat structuur betreft duidelijk opgebouwd.”

Wat maakt de WKR nu zo ondoorgrondelijk? Op zich moet ik zeggen dat loonbelasting als zodanig best complex is vanwege het veelvoud aan regeltjes, wat het onoverzichtelijk maakt. Gek genoeg is de WKR wat structuur betreft duidelijk opgebouwd. Laat ik nog eens een poging doen om het geraamte van de WKR neer te zetten.

In welke 'bak' hoort dit beloningsbestanddeel?

Het loonbegrip is heel ruim, wat betekent dat in principe alles wat een werkgever aan een werknemer doet toekomen, belast loon is, inclusief vergoedingen en verstrekkingen. Dat opent meteen wettelijk stevig. Eigenlijk begint dan de truc van de WKR. Stel je voor dat je wilt weten of een beloningsbestanddeel tot het loon behoort. In eerste instantie behoort alles tot het loon, zoals ik al aangaf.

Het vereist wat fantasie, maar in feite kun je met dat voorbeeld van een beloningsbestanddeel in de hand in de zes bakken kijken of dit beloningsbestanddeel juist niet tot het loon moet worden gerekend. Steeds weer, dus per beloningsbestanddeel, moet je de weg langs die bakken afleggen.

Bak 1: Elementen buiten het loonbegrip

In bak 1 bevinden zich de elementen die buiten het loonbegrip vallen. Denk aan de mobiele pinautomaat van een chauffeur of een stethoscoop van een dokter. De werknemer heeft er geen voordeel van. Ook gebaren van een werkgever vanuit sympathie, wellevendheid of piëteit (bloemetje bij een verjaardag, rouwkrans bij overlijden) behoren niet tot het loon.

Bak 2: Een aantal specifiek in de Wet op de loonbelasting opgenomen loonelementen

In bak 2 bevinden zich een aantal specifiek in de Wet op de loonbelasting opgenomen loonelementen zoals aanspraken op uitkeringen bij ziekte of arbeidsongeschiktheid, pensioen, verlof, transitievergoeding en overlijdensuitkeringen. Verder mag een werkgever onbelast schade aan persoonlijke zaken van een werknemer vergoeden als deze verband houdt met de dienstbetrekking. Vergeet in dit verband ook zeker niet de vrijgestelde diensttijduitkering van drie maanden.

Bak 3: Intermediaire kosten

In bak 3 bevinden zich de intermediaire kosten oftewel de kosten die een werknemer namens zijn werkgever betaalt en die hij onbelast mag terugontvangen. Belangrijkste voorbeeld daarvan zijn alle kosten die verband houden met het privégebruik van een ter beschikking gestelde auto. De werknemer krijgt de bijtelling maar mag de benzine, de verzekeringen, de waskosten en het onderhoud op kosten van de werkgever laten uitvoeren.

Bak 4: Nihilwaarderingen

In bak 4 bevinden zich de nihilwaarderingen. In het geval de werkgever zorgt voor voorzieningen of verstrekkingen die de werknemer op de werkplek ge- of verbruikt (bureau, koffiezetapparaat, bureaustoel), geldt daarvoor een nihilwaardering. De werkplek is ruim geformuleerd, dus daar vallen ook de kantine, de gangen, de vergaderruimten, de fietsenstalling en zelfs de fitnessruimte onder. De werkgever moet in elk geval arboverantwoordelijkheid dragen voor de werkplek, en de werkplek thuis is nadrukkelijk uitgesloten voor de nihilwaardering. Het laatste brengt een enorme beperking met zich mee.

Bak 5: Gerichte vrijstellingen

In bak 5 bevinden zich de gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen hebben vooral betrekking op kosten waarbij het zakelijk karakter overheerst. Om gebruik te maken van een gerichte vrijstelling moet de werkgever eerst het loon (vormvrij) aanwijzen als eindheffingsloon.

Elke gerichte vrijstelling kent zijn eigen voorwaarden. Bij sommige gelden grensbedragen, zoals de maximale reiskostenvergoeding van € 0,21. Als de vergoeding hoger is, wordt deze als bovenmatig beschouwd. De werkgever heeft echter de mogelijkheid om het meerdere aan te wijzen als eindheffingsloon, mits wordt voldaan aan de gebruikelijkheidstoets.

Om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon aan te kunnen wijzen, mogen deze niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het is duidelijk dat dit een open norm is en tegelijkertijd een zeer complex criterium dat vaak tot discussie leidt. Als aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling is voldaan, gaat de Belastingdienst ervan uit dat de werkgever het loon heeft aangewezen.

Is de WKR eenvoudig in de uitvoering? Helaas niet, er is dus nog veel (uitleg)werk aan de winkel!”

Een column is te kort om alle gerichte vrijstellingen te bespreken. Het is echter vermeldenswaardig dat er een tweede open norm is in de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen. Hierbij bepaalt de werkgever zelf of een voorziening noodzakelijk is voor de werknemer om zijn werk te kunnen verrichten. Ook hier zijn veel fiscale discussies gaande, en jurisprudentie zal waarschijnlijk meer duidelijkheid moeten verschaffen over de invulling van deze beide open normen.

Bak 6: Vrije ruimte

Als het beloningsbestanddeel na het doorlopen van al die bakken nog niet is besproken, kun je ervoor kiezen om het loon (na aanwijzing, rekening houdend met de gebruikelijkheidstoets) onder te brengen in de vrije ruimte. Voor 2023 bedraagt deze 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over het deel daarboven. Indien je als werkgever de vrije ruimte overschrijdt, is heffing onvermijdelijk en betaal je 80% eindheffing.
Kijk hier in vogelvlucht de kern van de WKR. Is het overzichtelijk? Ik zou zeggen ja. Is de WKR eenvoudig in de uitvoering? Helaas niet, er is dus nog veel (uitleg)werk aan de winkel!