Terugkerende knelpunten in het dagelijkse werk van finance-teams zoals kostendeclaraties kunnen geautomatiseerd worden. Uitgavenbeheerplatform Payhawk heeft inmiddels een oplossing: de Financial Controller Agent.
“Deze ai-agent stuurt reminders naar collega's en wordt daarbij ook wat dringender van toon naarmate het einde van de maand dichterbij komt”, zegt Nanov. Medewerkers kunnen de gevraagde informatie eenvoudig via de chat (zoals Teams of Slack) aanleveren, zonder extra portalen of handmatige uploads.
Automatiseren interne communicatie
Daarnaast wordt ook gekeken naar het automatiseren van interne communicatie over betalingen. “Wanneer krijg ik mijn geld terug? Is deze betaling al verwerkt? Dat soort vragen worden nu vaak aan het finance-team gesteld, maar kunnen eenvoudig direct en automatisch worden beantwoord door een AI-agent”, legt Nanov uit.
Dat vraagt om een veilige architectuur. De technologie draait volledig binnen de beveiligde omgeving van het platform. “Onze agent krijgt nooit meer toegang tot data dan de medewerker die hij ondersteunt”, benadrukt Nanov. “Een AI-agent voor een salespersoon ziet alleen wat die persoon ook mag zien.”
Veel finance-afdelingen weten dat AI invloed zal hebben op hun operaties, maar tot nu toe ontbrak het aan een duidelijke en praktische route vooruit. Volgens Nanov is die er nu: “We creëren een geheel nieuwe categorie van doelgerichte agents die financiële processen transformeren door zelfstandig tijdrovende taken uit te voeren.”
Een teamlid dat nooit slaapt
Een andere vergevorderde toepassing is een digitale reisassistent die zelfstandig zakelijke reizen organiseert. Medewerkers geven hun bestemming en gewenste data eenvoudig via de chat door. Vervolgens controleert de agent automatisch het reisbeleid van het bedrijf, doet een voorstel, boekt bij akkoord vlucht en hotel, en handelt ook de betaling en administratie af. “Het hele proces wordt daarmee in gang gezet via een simpele chatfunctie. Van boeking tot verwerking, alles gaat automatisch”, legt Nanov uit.
Van boeking tot verwerking, alles gaat automatisch”
Naast reizen, kunnen ook inkoopprocessen worden aangepakt door de Procurement Agent. “Normaal gesproken moet je bij de aanschaf van bijvoorbeeld laptops voor collega's allerlei formulieren invullen, goedkeuringen ophalen en leveranciers vergelijken. Als je AI traint op de spelregels van je organisatie, kan die dat proces grotendeels zelfstandig uitvoeren. Het aanvragen en bestellen van hardware wordt dan net zo eenvoudig als een chatgesprek.”
Aard verandert fundamenteel
De implicaties van deze automatiseringsslag reiken verder dan alleen efficiëntie. Volgens Nanov verandert AI de aard van financieel werk fundamenteel. Waar finance-afdelingen lange tijd draaiden op Excel en manuele controles, komt er nu ruimte voor regie, analyse en scenarioplanning. “AI functioneert eigenlijk als een extra teamlid dat nooit slaapt. Het detecteert afwijkingen, herkent patronen en doet suggesties die eerder dagen of weken aan analyse vereisten.”
Dat beeld wordt breed herkend. Volgens Payhawk’s laatste onderzoek onder 1000 CFOs en Finance Professionals, De CFO en de digitale kloof, vertrouwt 87 procent van de ondervraagde finance leaders erop dat AI een deel van hun verantwoordelijkheden kan overnemen. Niet om mensen te vervangen, benadrukt Nanov, maar juist om ze te versterken: “AI stelt teams in staat om zich te richten op wat echt telt: strategisch advies en risicobeheersing.”
Bijna de helft van de ondervraagden (48 procent) verwacht dat de omvang van teams zal toenemen, met ongeveer 12 procent in de komende vijf jaar.
Begin klein, leer snel, en hou het menselijk
Toch waarschuwt hij dat succesvolle inzet van AI meer vereist dan technologie alleen. “Finance-mensen zijn van nature risicomijdend. Het vergt een mentaliteitsverandering om data-analyse en AI te omarmen als primair gereedschap.” Organisaties die daar wél in slagen, investeren volgens hem gericht in opleiding, automatiseren routinetaken en stimuleren een cultuur waarin verandering wordt omarmd.
Het vergt een mentaliteitsverandering om data-analyse en AI te omarmen als primair gereedschap”
Ook de vaardigheden van finance-professionals veranderen. “Het is essentieel dat mensen leren omgaan met automatisch gegenereerde voorstellen, niet om ze blindelings te volgen, maar om ze kritisch te evalueren”, zegt Nanov. De rol van de controller verschuift van uitvoerder naar beoordelaar van wat AI oplevert.
Vertrouwen als sleutelrol
Daarbij speelt vertrouwen een sleutelrol. Om het vertrouwen in deze technologie te borgen, kiest Payhawk voor maximale controle en transparantie. “Elke interactie met een agent wordt gelogd, en de agents opereren altijd binnen de toegangsrechten van de gebruiker”, legt Nanov uit. “We bepalen zelf hoe en waar data beschikbaar is. Klantdata verlaat ons platform nooit.”
Volgens hem is dat precies de combinatie waar finance-afdelingen naar zoeken: een balans tussen autonomie, controle en veiligheid. En vooral: concrete toepassingen die vandaag al waarde leveren. “Begin klein, leer snel, en hou het menselijk”, adviseert Nanov.
Dit artikel is gesponsord door Payhawk.
