Het kan zijn dat een cao voor uw branche al afspraken over ziekteverzuim bevat. Een verzuimprotocol kan dit aanvullen, maar mag er niet mee in tegenspraak zijn. Zonder cao of regels in de cao voor ziekteverzuim is een verzuimprotocol extra belangrijk. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging hebben instemmingsrecht bij het opstellen van het protocol.
U kunt verzuimafspraken ook vastleggen in de individuele arbeidsovereenkomst of de algemene arbeidsvoorwaarden. Het is echter duidelijker om hiervoor een apart document in de vorm van een verzuimprotocol te hebben.
Wet verbetering poortwachter
Houd bij het opstellen van het verzuimprotocol rekening met de regels van de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Deze wet geeft aan wat een werkgever en zieke werknemer moeten doen om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Naast de basisregels uit de Wvp kunt u regels opnemen die specifiek gelden voor uw organisatie.
Stappen verzuimprotocol
De volgende stappen kunt u opnemen in een verzuimprotocol. Dit is een leidraad waarvan u kunt afwijken, behalve bij verplichte stappen vanuit de Wvp of andere wetgeving. Bij de stappen hierna staat of ze verplicht zijn.
- Ziekmelding: Maak duidelijk wanneer, hoe en bij wie de werknemer zich ziek meldt. Daarnaast moet u ziektegevallen binnen een week na de eerste ziektedag melden bij de arbodienst of bedrijfsarts.
- Contact tussen werkgever en werknemer: Geef aan hoe vaak en hoe u contact heeft met de werknemer en welke onderwerpen aan de orde komen. U moet de voortgang iedere zes weken met uw werknemer bespreken.
- Contact met de bedrijfsarts: Wijs uw werknemers actief op hun recht op vrije toegang tot de bedrijfsarts. Dit is verplicht vanuit de nieuwe Arbowet.
- Bereikbaarheid: Geef aan wanneer de zieke werknemer dagelijks bereikbaar moet zijn voor contact met u of met de arbodienst of bedrijfsarts.
- Medisch onderzoek: Vermeld wanneer medisch onderzoek plaatsvindt, wie dit uitvoert en wat het inhoudt.
- Probleemanalyse en advies: Binnen zes weken na de ziekmelding is een probleemanalyse inclusief een advies nodig door de bedrijfsarts.
- Plan van aanpak: Er moet een plan van aanpak komen binnen twee weken na de probleemanalyse. Geef aan welke onderdelen het bevat.
- Ziekmelding UWV: U moet in de 42e week na de eerste ziektedag van de werknemer een ziekmelding doen bij UWV.
- Eerstejaarsevaluatie: Deze evaluatie moet plaatsvinden tussen de 46e en 52e ziekteweek van de werknemer.
- Re-integratiedossier en WIA-aanvraag: Bij (dreigend) langdurig verzuim moet u alle acties voor werkhervatting van een werknemer opnemen in een re-integratiedossier. U moet dit dossier inclusief een eindevaluatie afronden tussen week 89 en 91 van het ziekteverzuim. De werknemer doet een WIA-aanvraag met het re-integratiedossier.
- Vakantie: Maak duidelijk wat de zieke werknemer moet doen als hij op vakantie wil. Hij heeft in ieder geval uw toestemming nodig en eventueel ook een advies van de bedrijfsarts.
- Buitenland: Leg vast wat de werknemer moet doen als hij ziek wordt in het buitenland.
- Sancties: Vermeld uw sancties als de werknemer zich niet houdt aan het protocol of niet voldoende meewerkt aan zijn herstel.
- Privacy: Geef aan wie gegevens mag zien, hoe lang u deze bewaart, en hoe u ze beveiligt.
Verzuimbeleid
Breng uw werknemers op de hoogte van het verzuimprotocol, zodat ze weten waar ze aan toe zijn. Zorg dat het verzuimprotocol niet op zichzelf staat, maar onderdeel is van een verzuimbeleid waarin u ook aandacht schenkt aan verzuimpreventie.
