Twee werknemers krijgen allebei een pak kaarten. De ene doet daar niets mee, maar de ander gaat meteen aan het werk en ordent het pak: alle vrouwen, heren, boeren, azen et cetera, netjes bij elkaar. Hoe handig dat is, blijkt als beiden een opdracht krijgen: zoek de hartenaas, de ruitenvrouw en de schoppenheer. De medewerker die zijn pak zorgvuldig heeft geordend, is daar een stuk sneller mee klaar. De moraal: een goede voorbereiding is het halve werk.

Hoewel… volgens professional organizer Anke Algera,  voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Professional Organizers (NBPO), is dat maar de vraag. “Natuurlijk, die ordening leidde ertoe dat de taak sneller werd uitgevoerd. Maar wat als je die hartenaas, ruitenvrouw en schoppenheer maar één keer tevoorschijn hoeft te halen? Dan ben je veel meer tijd kwijt met het ordenen dan je aan het eind van het proces terugverdient.”

Verschillen

Het illustreert Algera’s standpunt. Wil je stress verminderen door mensen efficiënt te laten werken? Houd dan rekening met individuele verschillen en diverse situaties. “Sommige mensen zijn zo chaotisch dat ze uren kwijt zijn met zoeken. En voor veel van hen is dat heel stressvol. Maar anderen zijn juist gebaat bij wat minder voorbereiding. Neem die perfectionisten die dat pak kaarten altijd zullen ordenen, ook al gebruiken ze het maar één keer. Die komen vaak tijd te kort – gewoon omdat ze in de voorbereidende fase blijven steken.”

Een voorbeeld: de perfectionist die bezig is met een rapport. Grote kans dat die ieder risico op fouten wil vermijden – en zaken dus eindeloos blijft controleren. “Vaak is deze persoon juist gebaat bij een strakke deadline”, zegt Algera. “Als je dat stuk morgen om 15.00 uur af moet hebben, schiet de grondige voorbereiding er noodgedwongen bij in. Hij is dan verplicht om zijn eisen bij te stellen, van een 10 naar een 7, en dat kan hij ook voor zichzelf rechtvaardigen: hij kwam immers tijd tekort. En wat blijkt als hij zijn collega's dat half afgewerkte rapport voorlegt? Meestal reageren die dan enthousiast: een prima stuk, en ook nog eens op tijd aangeleverd.”

Extra structuur

Anderen zijn juist geholpen bij wat extra structuur. “Sommige medewerkers voelen zich gestrest, zonder dat ze precies weten waar dat aan ligt. Ze komen om in de projecten, en ze hebben geen idee of ze alles op tijd af krijgen. Het gevolg: veel gepieker. Dan geldt er een simpele stelregel: je hoofd is om te denken, niet om te onthouden. Zet dus alles wat je moet doen op een rijtje, en zorg dat je het vervolgens inplant. Dan verdwijnt het uit je hoofd naar je agenda en dat geeft de meeste mensen heel veel rust. Maar zorg wel dat zo'n planning reëel is. Dus houdt rekening met die weken in mei waarin je twee dagen kwijt ben door Hemelvaart. Of met die periode tussen  kerst en nieuwjaar waarin je veel mensen niet kunt bereiken.”

Uitstelgedrag

Plannen staat echter  niet gelijk aan uitvoeren. En dat uitvoeren is vaak de moeilijkste horde, vooral voor de uitstellers. Uitstelgedrag kan verschillende oorzaken hebben, en de eerste ligt het meest voor de hand: mensen vinden de taak niet leuk. “Weet je wanneer studentenhuizen het schoonst zijn?” vraagt Algera? “In tentamentijd. Want natuurlijk is schoonmaken niet leuk, maar het is altijd nog leuker dan studeren. En dus wordt dat studeren nog meer uitgesteld.”

In zo'n geval is volgens haar de beste oplossing: jezelf trainen in zelfdiscipline. “Houd je aan het principe DERK: doe eerst de rotklussen. Of als je een kikker moet slikken, slik die dan gelijk als je opstaat. En als je er twee moet innemen, begin dan met de lelijkste. Doe dat een tijdje, en het wordt een gewoonte. Lukt dit je niet dan kun je iemand inschakelen die jou er regelmatig aan herinnert: hoe staat het eigenlijk met dat project?”

Maar daarmee is niet al het uitstelgedrag verholpen. Want soms is de klus leuk genoeg, maar hebben mensen gewoon geen idee hoe ze moeten beginnen. “Hier zie je vaak veel onzekerheid”, zegt Algera. “Mensen hebben het gevoel dat ze de taak gewoon niet aankunnen, dat ze specifieke vaardigheden missen. Ook dat geeft ze stress, maar ook daarmee valt te oefenen.”

Een advies? Begin gewoon, al is het maar 2 minuten. “In veel gevallen blijkt dan dat je opeens ideeën krijgt en dat de taak minder onuitvoerbaar is dan die eerst leek. En als je toch vastloopt, heb je in ieder geval een scherper beeld van wat er aan schort. Je kunt dan aan anderen uitleggen wat je nodig hebt om wel te kunnen beginnen. Natuurlijk, dat vereist wat moed. Je moet dan toegeven dat je niet alles aankunt. Maar dat is veel beter dan iedere deadline te missen en uiteindelijk niks te kunnen aanleveren.”

Stressoren zijn persoonlijk

Veel nuttige tips dus. Maar nogmaals, ze zijn niet nuttig voor iedereen, want stressoren zijn persoonlijk. “Tegenwoordig kun je op de meest bizarre momenten je mails beantwoorden, je apps bekijken”, zegt Algera. “De telefoon lijkt bij een groep mensen in hun hand vastgeschroefd. Veel mensen vinden dat prima. Die zijn al lang blij dat ze niet tot diep in de avond op het werk hoeven te blijven om dat rapport af te maken. Want dankzij de moderne techniek kunnen ze dat doen tijdens een verloren uurtje op hun vrije dag. Maar bij anderen ligt dat anders. Laatst las ik een artikel over een onderzoek waaruit blijkt dat 42% van de medewerkers het nog steeds fijn vindt om van 9 tot 5 te werken. Nogmaals, ieder mens is anders, en dat geldt ook voor hun stressoren.”

Dit artikel is  in samenwerking met de NBPO tot stand gekomen.