Wellicht meer dan je denkt. Met name privacy van zieke werknemers vormt nog wel eens een uitdaging. We zetten de regels over privacybescherming bij ziekteverzuimbeleid nog even kort op een rij. Uitgebreide informatie vind je hierover in de speciale collectie Verzuimbeleid.

Gezondheidsgegevens en privacy

Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Artikel 9, lid 2 van de AVG bepaalt onder meer dat de verwerking van persoonsgegevens over iemands gezondheid in principe verboden is. Artikel 30 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG) bevat uitzonderingen op dit verbod. Zo is hierin opgenomen dat de werkgever wel gegevens over de gezondheid van de werknemer mag verwerken als dat noodzakelijk is voor het vaststellen van de loondoorbetalingsverplichting of de re-integratie en verzuimbegeleiding van zieke werknemers.

Het begrip ‘gezondheidsgegevens’

Het begrip ‘gezondheidsgegevens’ moet ruim worden opgevat. Het omvat niet alleen de medische gegevens, maar alle gegevens die betrekking hebben op de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een werknemer. Zo is het enkele gegeven dat iemand zich ziek heeft gemeld een gegeven over de gezondheid, ook al zegt dat niets over de aard van de aandoening.

Dat geldt ook voor het percentage arbeidsongeschiktheid dat vaak wordt vastgelegd. Hoewel de wet alleen ‘ziek of niet ziek’ kent, leggen werkgevers dit percentage vast om de loonwaarde te kunnen vaststellen, of voor hun verzuimverzekering.

Alleen deze vragen mogen bij ziekmelding

Als een werknemer zich ziekmeldt, mag de werkgever slechts enkele vragen stellen aan de zieke werknemer die noodzakelijk zijn om de voorgang van de ziekte bij te houden. Een werkgever mag bijvoorbeeld niet vragen naar de aard of de oorzaak van de ziekte. Hij mag die ook niet vastleggen als de werknemer die zelf vertelt. Ook als de werknemer toestemming geeft aan de werkgever, mag deze geen andere gegevens vastleggen.

Alleen gezondheidsgegevens ontvangen van bedrijfsarts

Een werkgever mag dus alleen gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de re-integratie of verzuimbegeleiding van zieke werknemers. Maar welke zijn dat dan? Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) mag een werkgever, naast de hiervoor genoemde gegevens bij een ziekmelding, alleen gezondheidsgegevens van een zieke werknemer verwerken die hij van de bedrijfsarts ontvangt.

De bedrijfsarts mag slechts de volgende gegevens over de gezondheid van een zieke werknemer verstrekken:

• De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen)
• De verwachte duur van het verzuim
• De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
• Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Privacywetgeving en testen alcohol en drugs op de werkvloer

Werkgevers zien een toename van middelengebruik en ervaren steeds meer negatieve gevolgen van alcohol- en drugsgebruik door werknemers. Persoonsgegevens afkomstig uit alcohol- en drugstesten vallen echter onder de bijzondere gezondheidsgegevens in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het tijdens werktijd controleren op het gebruik van alcohol en drugs is dan ook alleen toegestaan als daar een wettelijke grondslag voor is of als het noodzakelijk is. Werkgevers moeten dan passende maatregelen treffen om privacy van de werknemers te waarborgen.

Privacyregels en PSA-beleid

In hoeverre begrenzen of beperken de privacyregels het (uit)voeren van een PSA-beleid? Bij de uitvoering van een beleid gericht op het beperken en voorkomen van PSA (psychosociale arbeidsbelasting) kan het voorkomen dat een werkgever persoonsgegevens verwerkt. Bijvoorbeeld als er sprake is van een incident waarbij PSA een rol speelt. Dan mag de werkgever wel algemene persoonsgegevens verwerken, zoals de naam van de betrokken medewerkers. Maar voor het verwerken van gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld de medewerker ervaart spanningsklachten door pesten) geldt een verbod.

Schakel bedrijfsarts of arbodienst in

Als werkgevers vermoeden of vaststellen dat er gevolgen of risico’s meespelen voor de gezondheid van de medewerkers, doen zij er verstandig aan de bedrijfsarts of arbodienst in te schakelen en de medewerkers daar naartoe te verwijzen. Want de bedrijfsarts en de arbodienst hebben namelijk wel een wettelijke grondslag om hierover met medewerkers te praten. En dus mogen zij ook relevante gezondheidsgegevens vastleggen.