Voor veel OR-leden is het een bekend beeld. Aan de ene kant roept het dagelijkse werk, terwijl aan de andere kant het OR-werk dringend om aandacht schreeuwt. Een artikel over vervanging, met goede praktijkvoorbeelden.

Welk OR-lid heeft er soms geen last van als zijn collega’s scheve gezichten opzetten wanneer hij voor de zoveelste keer naar een overlegvergadering moet en de rest van de afdeling met de ‘brokken’ laat zitten? Menigeen bekruipt dan op zijn minst een schuldgevoel. "Een bekend probleem", beaamt Frank Schreiner van de OR-servicelijn van FNV Formaat. "Problemen rondom vervanging zijn een hot item, zo merken wij. Lang niet elke ondernemingsraad weet hier goed mee om te gaan; laatstaan dat ze er een goede oplossing voor hebben gevonden."

Nee zeggen is moeilijk
OR-leden voelen zich vaak verantwoordelijk en vinden het moeilijk ‘nee’ te zeggen tegen zowel de OR als hun baas. Dat draagt volgens Schreiner alleen maar bij aan het probleem. "OR-leden moeten bepaalde werkzaamheden los kunnen laten. Je kunt nu eenmaal niet voor honderd procent je werk doen als je ook deel uitmaakt van de ondernemingsraad. Daar moet je je bij neerleggen en je vooral niet schuldig voelen."  Een goede vervangingsregeling helpt natuurlijk ook. Vervangingsregelingen zijn er in vele soorten en maten. Schreiner: "Zo kan een afdeling uitzendkrachten inhuren voor die periodes dat het OR-lid weg is. Maar ook zie je vaak dat sommige parttimers, tegen betaling uiteraard, iets meer uren gaan werken. Een dergelijke constructie is natuurlijk alleen mogelijk wanneer er ook daadwerkelijk parttimers werken en deze bereid zijn meer uren te draaien. Vervanging van een solistische functie is bovendien knap lastig. Daar moet dan creatief een oplossing voor worden gezocht. Belangrijk is in elk geval dat een OR-lid zich realiseert dat zodra hij lid wordt van de OR, hij in feite een parttime medewerker is geworden. Het is dan vooral aan de werkgever om hier rekening mee te houden."

Goed praktijkvoorbeeld bij Connexxion
Een bedrijf dat goed rekening houdt met het OR-werk, is vervoersmaatschappij Connexxion. "Wij werken hier voornamelijk met chauffeurs", legt OR-lid Henk Stevens uit. "Wanneer een OR-lid plotseling weg moet voor een overlegvergadering kan dat behoorlijk problematisch zijn." Connexxion onderkent het probleem en heeft de formatie uitgebreid met extra medewerkers. Stevens: "Wanneer er van de honderd chauffeurs twee OR-lid zijn, die beiden dus wel eens weg kunnen zijn, wordt hiervoor één extra medewerker aangenomen. Deze wordt net als de rest van de medewerkers gewoon ingeroosterd. En dat werkt al jaren uitstekend." De vergaderplanning van de OR wordt dan wel een jaar van tevoren opgesteld, zodat een roosterindeling kan worden worden gemaakt. "Maar mocht een OR-lid om wat voor reden dan ook plotseling weg moeten, kan dat ook. Dan wordt er een mouw aangepast en bijvoorbeeld een reservechauffeur opgetrommeld", vertelt Stevens.

Zak met geld bij de gemeente
De gemeente Middelburg doet het anders. Om zowel de OR-leden als de collega-medewerkers tegemoet te komen, stelt deze gemeente een grote zak met geld ter beschikking. Die is bestemd voor de afdeling die door OR-werk zo nu en dan te kampen heeft met een tekort aan arbeidskrachten. Daarnaast kent de gemeente een sociaal statuut per OR-lid. Daarin staat vermeld welke werkzaamheden er als gevolg van het OR-werk eventueel blijven liggen. Ook staat vermeld op welke manier dit kan worden opgelost (bij voorkeur intern, of anders door middel van een uitzendkracht). Dat het afstoten van taken gevoelig ligt, kan Schreiner (OR-Servicelijn) beamen. "Wie besluit OR-lid te worden, zal vaak noodgedwongen een aantal van zijn reguliere werkzaamheden moeten afstoten. Vaak is men dan bang om met een uitgeklede en minder interessante functie te blijven zitten. Bovendien is het maar de vraag of een OR-lid na de zittingsperiode zijn aanvankelijke functie weer terugkrijgt. Een deel van zijn werk wordt namelijk al een aantal jaren overgenomen door een ander. Die angst leeft." Toch zijn hier goede maatregelen tegen te treffen, zo meent Schreiner. "Maak hier vooraf met de werkgever duidelijke schriftelijke afspraken over. Een werkgever mag immers volgens de wet een OR-lid niet benadelen op grond van zijn lidmaatschap. Hij mag hem dus niet na afloop van zijn OR-periode ineens een minder aantrekkelijke of interessante baan aanbieden."

Structurele vrijstelling
Een voorbeeld van een ondernemingsraad die veel werk heeft gemaakt van de vervangingsregeling, is die van het academisch ziekenhuis Maastricht. Voorzitter Pie Esten legt uit: "Het is een belangrijk onderwerp. Zeker ook gezien de verkiezingen en het imago van de OR. Vooral daarom hebben we zojuist onze bestaande vervangingsregeling verder verbeterd, nadat we bij andere ziekenhuis-ondernemingsraden ons licht hadden opgestoken." De bestaande vervangingsregeling bestond eruit dat de afdeling die vanwege OR-werk een of meerdere van zijn medewerkers tijdelijk moet missen, een vergoeding krijgt gebaseerd op het uurloon. Esten: "Voor een medewerker die drie uur vergadert, krijgt de afdeling drie keer het uurloon vergoed. Dit uurloon is uiteraard afhankelijk van de persoon in kwestie. Als het OR-lid een medisch specialist betreft, ontvangt de afdeling een hoger bedrag dan voor een administratief medewerker."

De regeling in het ziekenhuis was op zich prima, zij het dat vervanging in de praktijk lastig bleek te zijn. Het effectief ad hoc inzetten van tijdelijke medewerkers is immers geen sinecure. Dit gegeven, plus het feit dat al snel bleek dat veel OR-leden regelmatig OR-werk mee naar huis nemen, bracht de ondernemingsraad op een idee. Esten: "Na enig puzzelen en beraad kwam de OR tot de volgende oplossing: een urenvrijstellingssysteem per week. Dit betekent dat ieder OR-lid per week vier uur vrijstelling heeft. Voor de extra actieve OR-leden als voorzitter of commissieleden, zijn nog eens een tot twee extra uren beschikbaar gesteld." Deze uren worden, net als in het verleden, vergoed ten behoeve van de betreffende afdeling. Het grote voordeel is echter dat de vrijstelling nu structureel is. Ook weet de afdeling dat die ene medewerker de komende drie jaar een vast dagdeel afwezig is.

Dit is een samenvatting van een artikel dat eerder werd gepubliceerd in Praktijkblad Ondernemingsraad.  Nog geen abonnee? Neem hier een (introductie) abonnement >>