Misschien ken je ook collega’s die laten merken dat ze het werk niet aankunnen. Of zie je bij vrienden tranen in de ogen opkomen omdat ze zich gestresst of onmachtig voelen. Of heb jijzelf het idee dat je altijd ‘aan’ moet staan. Dit zijn de eerste klachten van een burn-out, waar een groot deel van ons direct of indirect mee te maken krijgt. Volgens het RIVM klaagt één op de vijf (19%) medewerkers over dergelijke burn-outklachten. En bij jongeren is dat zelfs een kwart (25,8%).

De vraag is wiens probleem dit is. Vaak wordt de bal bij de HR-afdeling gelegd. Op het moment van uitval wordt er tijd en budget beschikbaar gesteld om medewerkers op te lappen. TNO berekende in 2021 al dat het 11.000 euro per medewerker kost.

Balans tussen concentratie en ontspanning

Natuurlijk wil je deze uitval liever voorkomen. ‘Wij zijn van mening dat huisvesting daarin een cruciale rol speelt’, vertelt Silvia de Haan, consultant workplace bij Solved. ‘Als huisvesting beter gericht is op het bewaken van de balans tussen het vasthouden van concentratie en de mogelijkheid van ontspanning, is de eerste stap genomen.’

Interieurontwerp

‘In de ontwerpfase kun je de mentale gezondheid een steuntje in de rug geven door de rust te bewaken’, legt De Haan uit. ‘Stefan van der Stighel, hoogleraar cognitieve psychologie, heeft veel onderzoek gedaan naar (behoud van) concentratie. Hij wijst erop dat een collega die in diepe concentratie werkt en gestoord wordt, soms wel 20 minuten nodig heeft om weer op hetzelfde niveau van concentratie te komen. Het is daarom zinvol om afleiding op de werkvloer te vermijden.’

‘Een drukke kantoortuin staat hier haaks op, dus een slimme routing is effectief’, gaat De Haan verder. ‘Bedenk niet alleen waar de teams en voorzieningen zich bevinden, maar denk ook na over de route die medewerkers ernaartoe moeten nemen. Wie komen ze tegen en hoe vaak gebeurt dat?’

Drie simpele tips van Solved om het aantal verstoringen te minimaliseren:

• Plaats teams die meer gefocust moeten werken aan het einde van de kantoorvloer, zodat collega’s hier niet langs lopen.
• Maak geitenpaadjes voor meerdere aanvliegroutes. Hierdoor hoeft niet iedereen constant langs hetzelfde bureau om bijvoorbeeld naar de toiletten te gaan. Een extra aanvliegroute (oftewel gangpad) kost natuurlijk wel iets meer ruimte, maar levert een meer gelijke verdeling van de verstoringen op.
• Trek heggen op tussen werkplekken en drukbezochte plekken, zoals bij de entree, bij grote vergaderruimtes of bij sanitaire voorzieningen. Een heg zorgt voor een visuele afscheiding. Er is dan geen beweging te zien en er is geen noodzaak om elkaar aan te spreken. Zo laten collega's elkaar tijdens het werk meer met rust.

Ruimtebepaling

Bij het opstellen van de toekomstige ruimtebepaling zijn er ook een aantal zaken waar je rekening mee kunt houden om de mentale gezondheid te verbeteren. ‘Reken minimaal een extra vierkante meter per werkplek boven op de minimale Arbonorm van 4 m² per werkplek (plus 1 m² voor een extra monitor)’, legt De Haan uit. ‘Sinds corona willen medewerkers niet meer als sardientjes in een ton op kantoor zitten. De tendens is om te verdunnen en meer ruimte per werkplek te creëren. Zo heb je meteen minder stoorzenders (lees: collega's) per vierkante meter.’

Verder vertelt De Haan dat je het beste extra ruimte kunt opnemen in het ruimtelijk programma als je teamleden bij elkaar plaatst. ‘Hoe meer omzoomd, hoe minder afleiding’,  luidt haar advies. ‘Maar muren nemen wel extra ruimte in beslag. Een muur moet namelijk aansluiten op de gevel of het plafondraster in het plafond, waarvoor meer ruimte gereserveerd moet worden.’

Stiltezones

Verder is het goed om stiltezones, een focusbos of een bibliotheek op te nemen in de ruimtebehoefte. ‘Om geconcentreerd te werken, hoeven medewerkers lang niet altijd meer in een kleine eenpersoonsruimte te zitten’, zegt De Haan. ‘De laatste jaren zijn stiltezones in opkomst. Dit zijn ruimtes waarin mensen samen gefocust kunnen werken. Een lijn op de vloer met een sticker aan de muur is niet voldoende. Het moet echt een prettige plek zijn die je kunt afsluiten, die geborgenheid biedt en voldoende daglicht heeft. Denk aan een plek met bijvoorbeeld planten en vitrage, zodat het een beetje voelt zoals thuis.’

Gebouwselectie

Maar eigenlijk begint het allemaal al bij het zoeken naar een kantoor. Waar let je op bij het kiezen van een toekomstig kantoor? Als eerste is het goed om diepe verdiepingsvloeren te vermijden als je organisatie veel gefocust werk verzet. ‘Hoe dieper de vloer, hoe minder daglicht er binnenkomt en hoe donkerder de werkruimte wordt’, legt De Haan uit. ‘Voor werkplekken is daglicht belangrijk. Vaak betekent dit dat je de middenzone het beste kunt vullen met bijvoorbeeld overlegplekken, brainstormruimtes of koffiecorners. En brede vloeren zijn dan weer erg geschikt als samenwerkingsruimtes.’

Goed rondkijken

De Haan adviseert om bij het bezichtigen letterlijk goed rond te kijken. Is het uitzicht aantrekkelijk aan alle kanten van het gebouw? Kunnen alle medewerkers vanaf hun plek in het kantoor geregeld uit het raam staren voor de broodnodige ontspanning? ‘Denk aan de 20-20-20 regel: elke 20 minuten, 20 seconden, 20 feet (ongeveer 6 meter) ver weg staren’, benadrukt De Haan. ‘Dit is goed voor de mentale ondersteuning.’

Vergeet als laatste het plafond niet. De meeste kantoren zijn uitgerust met een systeemplafond waarin de verlichting en klimaatinstallaties zijn ingebouwd tussen akoestische platen. ‘Of je dit nu mooi vindt of niet, het levert in elk geval een zeer effectieve, bij de prijs inbegrepen bijdrage aan de geluidsabsorptie’, voegt De Haan eraan toe. ‘Maar controleer wel even de akoestische waarde van de plafondplaten.’

Kansen voor een fijne werkplek

‘Wij hopen dat je bij het interieurontwerp, de ruimtebepaling of gebouwselectie bewust aandacht besteedt aan een gezonde werkomgeving’,  besluit De Haan. ‘Want wij geloven dat het kantoor hét duwtje in de rug kan zijn voor gezonder gedrag. Een omgeving die uitnodigt tot balans en focus helpt collega’s onbewust om betere gewoontes te ontwikkelen. We komen tenslotte regelmatig op kantoor – en dat maakt het de ideale plek om gezond gedrag te stimuleren. Zeker als het kantoor een nog fijnere werkplek is dan thuis.’

Meer weten?

Verder lezen? De Haan adviseert om de whitepaper ‘Geen pleisters plakken, maar kansen pakken’ van Solved te downloaden: ‘Hierin lees je niet alleen hoe je mentale gezondheid kunt bevorderen via huisvesting, maar ook hoe fysieke én sociale gezondheid een plek krijgen in een toekomstbestendige werkomgeving.’

Dit artikel is gesponsord door Solved.